كيفية

كيفية إنهاء رسالة بريد إلكتروني بشكل محترف

تعد كتابة رسالة بريد إلكتروني واضحة وفعالة واحترافية جزءًا متساويًا من الفن والعلم .

وإذا بذلت الكثير من الجهد في إنشاء نص رسائلك ، فلا تتعثر في النهاية بنهاية بريد إلكتروني فظ أو وقح أو نغمي غير مناسب.

هذا صحيح سواء كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا إلى زملائك في العمل ، أو عميل محتمل .

أو مدير توظيف أثناء البحث عن وظيفة.

أو أي موقف آخر يمكن أن ينشأ في مراسلاتك اليومية.

نصائح لإنهاء بريد إلكتروني احترافي

يمكنك التفكير في نهاية رسالتك الإلكترونية على أنها استنتاج يربط كل شيء معًا ويهيئك أنت ومراسلك للنجاح.

هذا يعني أنه ، بالنسبة للجزء الأكبر ، يجب أن يكون لكل بريد إلكتروني نوع من الإغلاق .

لا تنهي رسالتك فجأة ثم قم بالتوقيع بعبارة موجزة “مع خالص التقدير”.

إنها لفكرة جيدة أن تعتاد على إغلاق أي بريد إلكتروني مهم بهذه العناصر الأربعة:

  • ملخص أو عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء:

هذه جملة أخيرة تترك لمراسلك المعلومات الأكثر أهمية ، سواء كانت ، “أتطلع إلى مواصلة هذه المحادثة في اجتماعنا يوم الاثنين” ، “شكرًا لك على وضع اقتراحك معًا بحلول الأسبوع المقبل ، “أو” شكرًا لك على اعتباري لهذا الدور “.

  • تسجيل خروج مناسب للسياق:

سواء كان ذلك “شكرًا لك” أو “مع خالص التقدير” ، استخدم شكلاً من أشكال تسجيل الخروج للفصل من البريد الإلكتروني إلى معلومات الاتصال الخاصة بك.

راجع الأقسام التالية للحصول على اقتراحات تسجيل الخروج.

  • اسمك الكامل والمسمى الوظيفي:

من الجيد تضمين اسمك بالكامل. ي

مكن أن يكون الاسم الأول أو الأحرف الأولى من اسمك مألوفًا جدًا لبعض أنواع رسائل البريد الإلكتروني .

ولكن الأهم من ذلك ، إذا تمت إعادة توجيه الرسالة أو قصها ، فقد يفقد المستلمون الآخرون سياق من أرسل الرسالة.

  • معلومات الاتصال:

إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا ، فمن الواضح أن المستلم لديه عنوان بريدك الإلكتروني.

أم هم؟ مرة أخرى ، إذا تمت إعادة توجيه الرسالة أو قصها ، فقد لا يتمكن المستلمون الآخرون من الوصول إلى عنوان البريد الإلكتروني وقد لا يتمكنون من الرد عليك مباشرةً.

بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام الأقرب لتوفير معلومات اتصال إضافية ، مثل رقم هاتفك أو موقع الويب الخاص بك.

يجب عليك استخدام عمليات تسجيل البريد الإلكتروني

إن تسجيلك على وجه الخصوص يستحق بعض التفكير الإضافي لأن العديد من تعبيرات تسجيل الخروج لها آثار غير متوقعة أو يمكن أن تنقل نبرة غير مهنية.

فيما يلي مجموعة مختارة من خيارات تسجيل الخروج الممتازة الشاملة التي يجب أن تخدمك جيدًا في الغالبية العظمى من مواقف البريد الإلكتروني الاحترافية.

  • مع خالص التقدير Sincerely:

هذا خيار قوي شامل لجميع رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية .

ولكنه مناسب بشكل خاص لجهات الاتصال الأولية وعند تبادل رسائل البريد الإلكتروني مع مسؤولي التوظيف ومديري التوظيف.

  • التحيات Regards:

هذه هي كعكة الفانيليا من التوقيعات – بسيطة وغير ملحوظة وغير مؤذية.

  • الأفضل Best:

التسجيل بكلمة “الأفضل” يعمل جيدًا في أي موقف تقريبًا ، على الرغم من أنه عرضي إلى حد ما أكثر من كونه “بصدق”.

إنه اختيار جيد للتواصل داخل فريقك ومع المراسلات التي تعرفها جيدًا. قم بالتبديل بصدق للرسائل الأكثر رسمية.

  • شكراً لك أو شكراً Thank you or thanks:

يعد قول الشكر (أو الشكر غير الرسمي) خيارًا رائعًا لرسائل البريد الإلكتروني التي تطلب فيها ، بدون مفاجأة ، من المستلم اتخاذ إجراء ما.

حتى لو كان البريد الإلكتروني إعلاميًا بحتًا ، فإنه لا يزال اختيارًا احترافيًا وغير مؤذٍ.

  • باحترام Respectfully:

هذا من بين أكثر عمليات التوقيع رسمية يجب أن تفكر في استخدامها.

إنه خيار رائع لرسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى المسؤولين الحكوميين أو المديرين التنفيذيين في المناصب القيادية العليا.

بالنسبة للمراسلات الأخرى ، قد ترغب في إعادة الاتصال بها واستخدام أحد الخيارات الأخرى.

عمليات تسجيل الخروج عبر البريد الإلكتروني التي يجب تجنبها

وبالمثل ، هناك بعض الموافقات الشائعة للأسف التي تضرب نبرة غير مهنية للغاية ويمكن أن تسيء إلى بعض المتلقين ، أو على الأقل تظهر نقصًا في الصقل.

  • مُرسَل من جهاز ايفون أو مُرسَل من أندرويد:

من المؤكد أن هذا الاختيار سيثير العديد من الأشخاص الذين يرون هذا بمثابة تفاخر عادي غريب.

بينما يستخدم بعض الأشخاص تسجيل الخروج هذا كطريقة غير مباشرة للقول “أعتذر عن الأخطاء الإملائية ، لأنني أرسلت هذا من هاتفي” ، حتى أن هذا سبب سيئ لاستخدام هذا التسجيل.

إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا احترافيًا ، فخذ الوقت الكافي لتنظيف الأخطاء الإملائية ، حتى على هاتفك.

لاحظ أن إعدادات البريد الإلكتروني بهاتفك قد تستخدم تسجيل الخروج هذا بشكل افتراضي ، لذا تأكد من تخصيص الوقت لتغييره.

  • في صحتك Cheers:

في حين أن التوقيع غير ضار إلى حد ما بالنسبة للأشخاص في المملكة المتحدة ، إلا أنه قد يبدو مفتعلًا أو مبهرجًا عندما يرسله أمريكي.

إذا كنت لا تحيي شخصًا ما بلهجة إنجليزية ، فلا تنهِ رسالة البريد الإلكتروني بـ “تحياتي”.

  • لك في [رمز ديني من اختيارك]:

بالمثل ، تجنب “النعم” أو “يوم مبارك” أو أي موضوع ديني أقرب إليك.

يجب أن يكون السبب واضحا. لا يجب أن تتوقع من مراسلاتك أن تشارك ثقافتك الدينية ، وأي شيء تقوله قد لا يكون صامتًا أو غير مناسب فحسب ، بل ضارًا بشكل كارثي.

  • Thnx:

لا تختصر تسجيل الخروج.

البريد الإلكتروني ليس رسالة نصية ، ويتوقع العديد من المحترفين أن تكون مراسلات البريد الإلكتروني رسمية إلى حد ما.

  • نتطلع إلى الاستماع منك Looking forward to hearing from you:

للوهلة الأولى ، يبدو هذا التوقيع ودودًا وجذابًا .

ولكن اعتمادًا على محتوى وسياق البريد الإلكتروني ، يمكن تفسير ذلك على أنه دعوة إلى اتخاذ إجراء سلبي.

قد يكون هذا جيدًا بالنسبة لبعض رسائل البريد الإلكتروني – خاصة الرسائل غير الرسمية ورسائل البريد الإلكتروني دون أي نوع من الأسئلة .

ولكن من الأفضل تجنبه إذا كان بريدك الإلكتروني يتضمن طلبًا للتسليم.

مقالات ذات صلة