لا داعي للخوف من فتح حساب Gmail الخاص بك – فهناك الكثير من الطرق لتعديل Gmail للحصول على تجربة أكثر كفاءة وتنظيمًا.
إليك 15 نصيحة ستساعدك على الاقتراب أكثر من الحلم المراوغ لـ Inbox Zero .
البحث عن Inbox zen
يتيح لك Gmail تخصيص تخطيط البريد الوارد:
- هناك التخطيط الافتراضي (علب الوارد المبوبة) .
- وثلاثة تخطيطات تضع أنواعًا مختلفة من الرسائل أولاً (“مهمة” ، و “غير مقروءة” ، و “مميزة بنجمة”) .
- وتخطيط أولوية البريد الوارد الذي يفرز البريد المستند على الأهمية.
إذا كنت تريد أن تصارع بريدك الإلكتروني في الإرسال ، فإن تخطيطات البريد الوارد الافتراضية وذات الأولوية هي الأكثر فائدة – أحدهما يصنف ، والآخر يعطي الأولوية.
يجب أن تتلاعب بالتخطيطات حتى تجد الشكل الذي يناسب احتياجاتك.
يعجبني التصميم الافتراضي ، لأنه يتيح لي تحويل رسائل البريد الإلكتروني الترويجية والترويجية التي يحتمل أن تكون مهمة إلى علامة تبويب واحدة ، دون التخلص منها تمامًا.
- انقر فوق زر الترس .
- وافتح قائمة الإعدادات.
- وانقر فوق علامة التبويب Inbox.
- ضمن “علامة التبويب” البريد الوارد “.
- استخدم القائمة المنسدلة لتحديد نوع البريد الوارد الذي تريده.
تخطي البريد الوارد
لا يلزم فرز كل رسالة يدويًا عبر البريد الوارد قبل أن تصل إلى الأرشيف.
بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني التي تريد حفظها تلقائيًا – على سبيل المثال ، الإيصالات أو الرسائل المتعلقة بمشروع العمل – قم بإنشاء عامل تصفية يتخطى البريد الوارد.
للقيام بذلك :
- انقر فوق زر الترس ، وافتح قائمة الإعدادات .
- وانقر فوق علامة التبويب عوامل التصفية والعناوين المحظورة.
- في الجزء السفلي من الشاشة ، انقر على “إنشاء فلتر جديد” واملأ معلمات التصفية ، على سبيل المثال ، رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على “إيصال” في سطر الموضوع.
- قبل النقر على “إنشاء فلتر باستخدام هذا البحث”.
- بعد ذلك ، اختر ما سيفعله عامل التصفية الخاص بك: حدد المربع المحدد بعلامة “تخطي البريد الوارد (وضعه في الأرشيف)” ، وستتوجه جميع الرسائل التي تمت تصفيتها في المستقبل مباشرةً إلى البريد الوارد وإلى الأرشيف.
- يمكنك أيضًا تحديد “وضع علامة كمقروء” ، إذا كنت تقوم بتصفية الرسائل ، فلن تحتاج إلى قراءتها.
أضف كلمات رئيسية
يشجع نظام أرشيف Gmail المستخدمين على عدم حذف أي شيء أبدًا ، وهو أمر رائع للمكتنزين الرقميين مثلي.
ولكن هذا يعني أيضًا أن هناك الكثير من المخلفات الإلكترونية التي يجب التخلص منها عندما تبحث عن بريد إلكتروني معين .
حتى لو كان لديك نظام تصنيف منظم ومشفّر بالألوان.
خيارات البحث في Gmail مقبولة ، ولكنها ليست فكرة سيئة أن تأخذ الأمور بين يديك.
كلما كان لديك بريد إلكتروني تعتقد أنك قد تحتاج إلى سحبه في المستقبل .
أعد توجيه البريد الإلكتروني إلى نفسك وأضف القليل من الرسائل الفريدة التي لا تنسى كلمات رئيسية أو جمل.
الآن ، بدلاً من محاولة اختراق Gmail باستخدام معلمات التاريخ ، يمكنك فقط كتابة الكلمات الرئيسية / الجمل الخاصة بك وسيظهر البريد الإلكتروني الذي تبحث عنه.
البحث مثل المحترفين
إذا كنت بحاجة إلى العثور على شيء ما في بريدك المؤرشف ولم يكن مصحوبًا بأي كلمات رئيسية مفيدة ، فستحتاج إلى استخدام محرك بحث Gmail.
فيما يلي بعض عوامل تشغيل البحث المتقدم التي يمكنها مساعدتك في العثور على ما تبحث عنه في بحر يضم 20000 رسالة قديمة.
- استبعاد الرسائل من تسميات معينة باستخدام عامل التشغيل -label: [اسم التصنيف]. هذا مفيد بشكل خاص عندما تريد استبعاد سجلات الدردشة – فقط اكتب -label: chats في مربع البحث. يمكنك أيضًا البحث عن الرسائل ذات التصنيفات المحددة حصريًا باستخدام عامل التشغيل + label: [اسم التصنيف]. يعمل العاملان + و – مع عوامل تشغيل البحث الأخرى أيضًا.
- ابحث عن الرسائل في إطار زمني معين باستخدام العوامل السابقة: [yyyy / mm / dd] وبعد: [yyyy / mm / dd].
- ابحث عن أنواع معينة من المرفقات باسم الملف: [نوع الملف] المشغل. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد البحث عن رسائل مرفقة بملفات PDF ، فاكتب اسم الملف: pdf.
- لا تتضمن عمليات البحث المنتظمة الرسائل الموجودة في مجلد المهملات أو مجلد البريد العشوائي. للعثور على الرسائل في مجلد المهملات ، استخدم في: سلة المهملات. وللعثور على الرسائل في مجلد البريد العشوائي ، استخدم في: البريد العشوائي. للعثور على الرسائل في جميع المجلدات ، بما في ذلك المهملات والبريد العشوائي ، استخدمه في: في أي مكان.
تسميات رمز اللون
تعتبر التصنيفات مفيدة لفرز رسائل Gmail الخاصة بك وتصنيفها. لكن من الصعب قراءتها أيضًا – خاصةً عندما تحدق في جدار عديم اللون من رسائل البريد الإلكتروني.
لحسن الحظ ، يمكنك جعل رسائل البريد الإلكتروني أكثر تنظيماً من الناحية المرئية (وجذابة) عن طريق الترميز اللوني لبعض أو كل تسمياتك.
للقيام بذلك :
- حرك الماوس فوق العمود الأيسر .
- قم بالمرور فوق التسمية التي تريد ترميز لونها حتى ترى سهمًا صغيرًا يشير لأسفل.
- انقر فوق السهم وستظهر قائمة خيارات.
- مرر مؤشر الماوس فوق “ألوان التسمية” وستظهر قائمة أخرى ، هذه المرة مع مجموعة من مخططات ألوان التسمية المحددة مسبقًا (ألوان النص والتظليل) ، بالإضافة إلى خيارات لإضافة ألوان مخصصة أو إزالة الألوان.
- انقر فوق نظام ألوان لتعيينه على الملصق .
- كرر هذه الخطوة مع جميع الملصقات الأخرى التي تريد ترميزها بالألوان.
حذف المرفقات القديمة
يحصل مستخدمو جوجل على 15 غيغابايت من المساحة المجانية ، والتي يتم مشاركتها بين Gmail و جوجل درايف وصور جوجل +.
إذا وجدت نفسك تتخطى الحد ، فإن حذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة ذات المرفقات الكبيرة يعد طريقة سهلة لإخلاء بعض المساحة.
للعثور على هذه الرسائل ، انتقل إلى مربع البحث وانقر فوق السهم الذي يشير لأسفل لإجراء بحث متقدم.
للبحث عن الرسائل التي تحتوي على مرفق ، حدد المربع الذي يشير إلى “به مرفق” واضغط على بحث.
يمكنك أيضًا كتابة “has: attachment” في مربع البحث.
للعثور على رسائل بريد إلكتروني أكبر من حجم معين ، بغض النظر عن حالة المرفق :
- املأ معلمات حجم البحث المتقدم: ضمن الحجم .
- اختر “أكبر من” .
- وأدخل الحجم بالبايت أو الكيلو بايت أو الميجابايت .
- ثم اضغط على البحث.
قم بإنشاء ملصقات متداخلة
يمكنك تنظيم تسمياتك بشكل أكبر عن طريق إنشاء تسميات متداخلة أو تسميات فرعية.
باستخدام التصنيفات الفرعية ، يمكنك تصنيف الرسائل بمزيد من التفاصيل – بدلاً من مجرد تسمية شيء ما “العمل” .
على سبيل المثال ، يمكنك تصنيفها على أنها “عمل> مشاريع مهمة”.
لإنشاء تسمية فرعية ، حدد رسالة ثم انقر فوق الزر “التصنيفات”.
انقر على “إنشاء جديد” واملأ اسم التصنيف الفرعي الجديد.
لتداخل التصنيف ، حدد المربع المميز بعلامة “تصنيف Nest ضمن” ، واختر تصنيفًا رئيسيًا من القائمة المنسدلة.
إضافة جزء المعاينة
يمكن أن تساعدك إضافة جزء معاينة إلى علبة الوارد في فرز رسائل البريد الإلكتروني بسرعة ، دون الحاجة إلى فتح كل واحدة.
لإضافة جزء معاينة :
- انقر فوق زر الترس .
- وافتح قائمة الإعدادات .
- وانتقل إلى علامة التبويب “الميزات الاختبارية”.
- الميزات الاختبارية هي ميزات تجريبية لا تزال قيد التجربة وليست قياسية في Gmail.
- في علامة التبويب “الميزات الاختبارية” ، ابحث عن المعمل المسمى “جزء المعاينة” .
- ثم انقر على “تمكين”.
- اضغط على “حفظ التغييرات” وارجع إلى بريدك الوارد.
- سترى الآن زر جزء معاينة صغير بجوار زر الترس.
- انقر فوق الزر للتبديل بين تشغيل وإيقاف تشغيل جزء المعاينة .
- أو انقر فوق السهم الذي يشير لأسفل لاختيار “بدون تقسيم” (إيقاف تشغيل جزء المعاينة) .
- أيضاً أو “تقسيم عمودي” (قائمة على اليسار ، معاينة الرسالة على اليمين).
- أو “أفقي انقسام “(القائمة في الأعلى ، معاينة الرسالة تحتها).
قم بتمكين الدردشة على الجانب الأيمن
تعد الدردشة على الجانب الأيمن ميزة أخرى من ميزات Gmail Labs .
وهي طريقة سهلة لإلغاء الفوضى في العمود الأيسر وزيادة مساحة شاشتك .
لتمكين هذا :
- انقر فوق زر الترس .
- وافتح قائمة الإعدادات
- ثم انقر فوق علامة التبويب Labs.
- ضمن علامة التبويب “الميزات الاختبارية” .
- ابحث عن الميزة المسماة “دردشة الجانب الأيمن” .
- وانقر على “تمكين” ثم انقر على “حفظ التغييرات”.
- ستنتقل قائمة الدردشة إلى الجانب الأيمن من الشاشة ، مما يفتح العمود الأيسر لمزيد من التصنيفات وتقليل الفوضى.
اختر العلامات التي تريد إظهارها
قم بإزالة الفوضى في العمود الأيسر عن طريق عرض التسميات المستخدمة بشكل متكرر فقط.
لتغيير إعدادات العرض للتسميات الفردية:
- انقر فوق الزر المسنن وانتقل إلى الإعدادات.
- انقر فوق علامة التبويب “الملصقات” وسترى قائمة بالملصقات – تسميات النظام ، والفئات ، والدوائر ، ثم التسميات التي قمت بإنشائها.
- ضمن العمود “إظهار في قائمة التصنيفات” ، سيكون لديك خيار إظهار التصنيفات الفردية أو إخفائها أو “إظهارها إذا لم تتم قراءتها”.
- اختر الإعدادات لكل تصنيف واضغط على “حفظ التغييرات”.
- إذا اخترت إخفاء أي من التصنيفات ، فسترى الآن رابط “المزيد” في العمود الأيمن. يمكنك أيضًا إظهار / إخفاء التصنيفات عن طريق سحبها أعلى أو أسفل هذا الرابط.
استخدم الأسماء المستعارة للعنوان
يمكنك استخدام الأسماء المستعارة للعناوين للحصول على السبق في فرز البريد.
ما عليك سوى إضافة “+ any.alias” إلى عنوان بريدك الإلكتروني .
بعد اسم المستخدم الخاص بك. ولكن قبل “@ gmail.com”،وسيستمر البريد في الوصول إلى بريدك الوارد.
على سبيل المثال ، إرسال رسالة إلى “username+work@gmail.com” هو نفسه إرسال رسالة إلى “username@gmail.com” أو “username+important.work@gmail.com.”
غالبًا ما يستخدم الأشخاص الأسماء المستعارة لتصفية الرسائل غير المرغوب فيها (مثل “username+junkmail@gmail.com”) .
ولكن يمكنك أيضًا استخدامها لتصفية الرسائل المهمة.
أخبر جهات الاتصال المقربين لي بإرسال رسائل مهمة عبر البريد الإلكتروني على “username+urgent@gmail.com” ولدي عامل تصفية تم إعداده بحيث تنتقل أي رسالة يتم إرسالها إلى هذا العنوان مباشرة إلى صندوق الوارد ذي الأولوية.
إعادة توجيه الرسائل المهمة تلقائيًا
تحب أمي الاحتفاظ بعلامات تبويب في رحلاتي (غالبًا لأنها أم) ، لذا فهي تطلب مني دائمًا إعادة توجيه مسارات رحلتي.
بينما أتذكر عادةً القيام بذلك ، إلا أنني أنسى أحيانًا.
بدلاً من التعامل مع أم مرهقة مقتنعة بأنني سقطت في وسط المحيط الهادئ لأنها لا تستطيع تتبع رحلتي ، قررت فقط إعداد مرشح يقوم تلقائيًا بإعادة توجيه جميع رسائل سفري إليها.
أولاً ، ستحتاج إلى إضافة عناوين إعادة التوجيه.
لا يمكنك إضافة عناوين إعادة التوجيه إلا إذا منح المستلم الإذن ، لذلك ربما ترغب فقط في القيام بذلك مع الأشخاص القريبين منك أو باستخدام عناوين البريد الإلكتروني التي تمتلكها.
لإضافة عنوان إعادة توجيه :
- انقر فوق زر الترس .
- وانتقل إلى الإعدادات .
- ثم انقر فوق علامة التبويب Forwarding and POP / IMAP.
- ضمن إعادة التوجيه ، انقر على “إضافة عنوان إعادة توجيه”.
- أدخل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد إضافته وانقر فوق التالي .
- سيتم إرسال بريد إلكتروني للتأكيد مع رمز التحقق إلى عنوان البريد الإلكتروني هذا.
- ستحتاج أنت أو المستلم الخاص بك إلى النقر فوق الارتباط الموجود في رسالة التأكيد الإلكترونية هذه قبل إجراء أي إعادة توجيه تلقائية.
- بمجرد إضافة عناوين إعادة التوجيه الخاصة بك ، يمكنك إنشاء عامل تصفية بالرجوع إلى الإعدادات والنقر فوق علامة التبويب عوامل التصفية والعناوين المحظورة.
- في الجزء السفلي من هذه الشاشة ، انقر فوق “إنشاء مرشح جديد” واملأ المعلمات.
- انقر فوق “إنشاء عامل تصفية باستخدام هذا البحث”.
- في الشاشة التالية ، حدد المربع بجوار “إعادة توجيهه” وحدد عناوين إعادة التوجيه التي تريد أن تذهب رسائل البريد الإلكتروني هذه إليها.
إتقان فن المرشحات
تعتبر المرشحات قوية بشكل خاص إذا كنت تستخدمها بشكل إبداعي.
إذا كنت قد أتقنت بالفعل عوامل التصفية الأساسية ، فإليك بعض أفكار التصفية الأخرى التي قد تجدها مفيدة:
- استخدم اسم الملف: [نوع الملف] عامل لإنشاء مرشحات لأنواع مختلفة من الوسائط. على سبيل المثال ، استخدم اسم الملف: jpg | اسم الملف: png لإرسال جميع الرسائل مع الصور المرفقة إلى مجلد الصور.
- تصفية الرسائل التي تحتوي على عنوان بريدك الإلكتروني في المربعين “من” و “إلى” وأرسلها إلى مجلد يسمى “ملاحظات”. يمكنك الآن إرسال رسائل بريد إلكتروني لنفسك والعثور على جميع الملاحظات / التذكيرات / قوائم المهام الخاصة بك في مكان واحد.
- بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني المهمة للغاية التي لا تريد أن تفقدها أبدًا ، قم بإنشاء علامة تصنيف خاصة (على سبيل المثال #NEVERDELETE) وحساب Gmail احتياطي خاص. ثم قم بإعداد مرشح يقوم بتصفية رسائل البريد الإلكتروني باستخدام علامة التصنيف هذه وإعادة توجيهها تلقائيًا إلى حساب النسخ الاحتياطي الخاص بك.
اعصرها كلها في الداخل
قد يبدو هذا بسيطًا ، ولكنه قد يؤثر بالتأكيد على كيفية تنظيم صندوق الوارد الخاص بك (وشكله).
لتعيين كثافة عرض البريد الوارد:
- انقر فوق رمز الترس في الزاوية اليمنى العليا .
- اختر: “Comfortable” (متباعد بشكل كبير) ، أو “Cozy” (متباعد بشكل معتدل) ، أو “Compact” (يتم تجميعها معًا).
أرشفة كل شيء
والطريقة السهلة للتأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني التي تم الاهتمام بها بالفعل لا تسد بريدك الوارد هي تشغيل ميزة “إرسال وأرشفة” في Gmail.
- انقر فوق ترس الإعدادات في الزاوية اليمنى العليا وانتقل إلى الإعدادات
- ثم عام.
- ثم إرسال وأرشفة وانقر فوق زر الاختيار بجوار الزر “إظهار” إرسال وأرشفة في الرد. “
- انقر فوق “حفظ التغييرات” في الجزء السفلي من الشاشة لحفظ التغييرات الخاصة بك.
- الآن ، عندما ترد على رسالة ، سترى زرين – إرسال وأرشفة وإرسال.
- سيؤدي الضغط على إرسال وأرشفة إلى أرشفة سلسلة الرسائل تلقائيًا ، ومسح صندوق الوارد الخاص بك.
